ISO 9001 verlangt, dass Sie externe Anbieter nach festgelegten Kriterien auswählen, bewerten, ihre Leistung überwachen und sie neu bewerten. Die Ergebnisse und die daraus folgenden Maßnahmen müssen Sie aufzeichnen. Wie Sie das tun, lässt die Norm offen. Für einen kleinen Betrieb reicht eine Tabelle mit wenigen Kriterien und einer jährlichen Neubewertung, wenn sie ehrlich gepflegt wird.
Dahinter steht einer der sieben Grundsätze des Qualitätsmanagements: Beziehungsmanagement, also Lieferanten und Partner als Teil des eigenen Erfolgs zu behandeln (DQS). Und ISO nennt zunehmend komplexe Lieferketten ausdrücklich als eines der Themen, die in die Fassung 2026 eingeflossen sind (ISO).
Wer als externer Anbieter zählt
Die Norm spricht von extern bereitgestellten Prozessen, Produkten und Dienstleistungen. Dazu gehören alle, deren Leistung die Qualität Ihrer eigenen Produkte und Dienstleistungen beeinflusst:
| Art | Beispiele |
|---|---|
| Material und Teile | Rohstoffe, Halbzeuge, Zukaufteile, Handelsware |
| ausgelagerte Prozesse | Beschichtung, Wärmebehandlung, Transport, Lohnfertigung |
| Dienstleister | Kalibrierlabore, Prüfdienste, IT-Betreuung, Leiharbeit |
| Subunternehmer | Montagefirmen, Nachunternehmer auf der Baustelle |
Was keinen Einfluss auf Ihre Leistung hat, etwa Büromaterial oder Kantinenbedarf, müssen Sie nicht bewerten.
Drei Stufen: Auswahl, Überwachung, Neubewertung
| Stufe | Wann | Was Sie tun |
|---|---|---|
| Auswahl (Erstbewertung) | vor der ersten Bestellung | Fähigkeit prüfen: Muster, Referenzen, Zertifikate, Besuch, Probeauftrag |
| Leistungsüberwachung | laufend, mit jeder Lieferung | Wareneingang, Termine, Reklamationen erfassen |
| Neubewertung | regelmäßig, meist jährlich | Daten auswerten, einstufen, Maßnahmen festlegen |
Bei der Auswahl kann ein ISO-9001-Zertifikat helfen. Ob es gültig und akkreditiert ist, prüfen Sie in der Datenbank IAF CertSearch (ISO). Wie Sie ein Zertifikat lesen, steht unter ISO-9001-Zertifikat.
Die Kriterien
| Kriterium | Messgröße | Datenquelle |
|---|---|---|
| Qualität | Reklamationsquote, fehlerhafte Teile | Wareneingang, Reklamationen |
| Liefertreue | Anteil pünktlicher und vollständiger Lieferungen | Wareneingang, Warenwirtschaft |
| Preis und Konditionen | Preisentwicklung, Zahlungsbedingungen | Einkauf |
| Kommunikation | Reaktion auf Anfragen und Reklamationen | Einschätzung des Einkaufs |
| Nachweise | Zertifikate, Prüfprotokolle, Materialzeugnisse | Lieferunterlagen |
| Risiko | Abhängigkeit, einziger Lieferant, Standort | Einkauf, Risikoliste |
Wählen Sie vier bis sechs Kriterien. Mehr macht die Bewertung aufwendig, ohne sie besser zu machen. Qualität und Liefertreue gehören fast immer dazu, weil sie sich messen lassen.
Formeln für die wichtigsten Kennzahlen
- Liefertreue in % = pünktliche und vollständige Lieferungen ÷ alle Lieferungen × 100
- Reklamationsquote in % = beanstandete Lieferungen ÷ alle Lieferungen × 100
- Fehlerquote in ppm (Teile pro Million) = fehlerhafte Teile ÷ gelieferte Teile × 1.000.000
Legen Sie vorher fest, was „pünktlich“ heißt, etwa am bestätigten Liefertag oder höchstens einen Tag später, und halten Sie die Regel für alle Lieferanten gleich.
Punktesystem mit A-B-C-Einstufung
Ein einfaches System für den Einstieg. Es ist ein Vorschlag, keine Vorgabe der Norm:
| Punkte | Bedeutung |
|---|---|
| 4 | sehr gut, übertrifft die Erwartungen |
| 3 | gut, erfüllt die Erwartungen |
| 2 | ausreichend, kleinere Probleme |
| 1 | mangelhaft, deutliche Probleme |
Gewichten Sie die Kriterien nach ihrer Bedeutung für Sie, etwa Qualität 40 %, Liefertreue 30 %, Preis 15 %, Kommunikation 15 %. Die Gesamtnote ist die Summe aus Punkten mal Gewicht.
| Einstufung | Gesamtnote | Folge |
|---|---|---|
| A | ab 3,5 | bevorzugter Lieferant |
| B | 2,5 bis unter 3,5 | freigegeben, Entwicklung beobachten |
| C | unter 2,5 | Maßnahmen vereinbaren oder Ersatz suchen |
Vorlage zum Kopieren
| Lieferant | Leistung | Qualität (40 %) | Liefertreue (30 %) | Preis (15 %) | Kommunikation (15 %) | Gesamtnote | Einstufung | Maßnahme | Nächste Bewertung |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Ergänzen Sie bei Bedarf Spalten für Nachweise oder Risiko. Weitere Arbeitshilfen finden Sie unter Vorlagen und Checklisten.
Rechenbeispiel
Ein frei erfundener Metallbaubetrieb bewertet seinen Verzinker nach einem Jahr: 48 Lieferungen, davon 41 pünktlich und vollständig, 3 beanstandet.
| Kriterium | Wert | Punkte | Gewicht | Ergebnis |
|---|---|---|---|---|
| Qualität | 3 von 48 beanstandet, rund 6 % | 2 | 0,40 | 0,80 |
| Liefertreue | 41 von 48, rund 85 % | 2 | 0,30 | 0,60 |
| Preis | stabil, marktüblich | 3 | 0,15 | 0,45 |
| Kommunikation | reagiert schnell auf Reklamationen | 4 | 0,15 | 0,60 |
| Gesamt | 2,45 |
Mit 2,45 landet der Verzinker knapp in Stufe C. Der Betrieb vereinbart ein Gespräch, fordert für die beanstandeten Lieferungen eine Ursachenanalyse, etwa als 8D-Report, und sucht parallel einen zweiten Verzinker. Genau so eine Folge aus der Bewertung will die Auditorin sehen.
Was tun bei schlechter Bewertung?
- Gespräch führen: Zahlen zeigen, Erwartungen klären.
- Ursachen anfordern: Bei Reklamationen eine Ursachenanalyse mit Maßnahmen verlangen.
- Prüfung verschärfen: Wareneingangsprüfung ausweiten, bis die Leistung stimmt.
- Frist setzen: Bis wann muss sich was verbessern?
- Ersatz aufbauen: Einen zweiten Lieferanten qualifizieren, gerade bei Einzellieferanten.
Gibt es keinen Ersatz, etwa weil nur ein Hersteller ein Teil liefert, halten Sie das fest und behandeln die Abhängigkeit als Risiko. Wie das geht, steht unter Risiken und Chancen.
Lieferantenaudit
Bei wichtigen Lieferanten kann ein Besuch vor Ort mehr zeigen als Kennzahlen: ein Lieferantenaudit. Sie prüfen dabei, wie der Lieferant arbeitet, etwa seine Wareneingangs- und Endprüfung, seinen Umgang mit Fehlern und seine Rückverfolgbarkeit. Die Technik ähnelt dem internen Audit. Für kleine Betriebe lohnt sich das vor allem bei neuen, kritischen Lieferanten oder nach wiederholten Problemen.
In kleinen Betrieben
- Bewerten Sie nur die Lieferanten, die Ihre Qualität wirklich beeinflussen; das ist meist eine überschaubare Liste.
- Erfassen Sie Reklamationen und Terminverzug laufend in einer einfachen Liste, dann ist die Jahresbewertung schnell erledigt.
- Verbinden Sie die Neubewertung mit der Vorbereitung der Managementbewertung, denn die Leistung externer Anbieter ist dort ein Thema.
Was die Auditorin fragt
- Nach welchen Kriterien wählen Sie neue Lieferanten aus?
- Wie überwachen Sie die laufende Leistung, und wo sind die Daten?
- Was haben Sie mit dem schlechtesten Lieferanten des letzten Jahres gemacht?
- Wie steuern Sie ausgelagerte Prozesse, etwa die Beschichtung?
Häufige Fehler
- Bewertung aus dem Bauch: Punkte ohne Daten lassen sich im Audit nicht begründen.
- Keine Folgen: Ein C-Lieferant ohne Maßnahme zeigt, dass die Bewertung nur Papier ist.
- Ausgelagertes vergessen: Wer Prozesse auslagert, bleibt für das Ergebnis verantwortlich.
- Nur der Preis zählt: Ein billiger Lieferant mit vielen Reklamationen wird teuer.
- Zertifikat statt Bewertung: Ein Zertifikat ersetzt nicht den Blick auf die tatsächliche Leistung.
Wo die Lieferantenbewertung im Gesamtsystem steht, zeigt die Prozesslandkarte. Was die Norm sonst im Betrieb verlangt, steht unter ISO-9001-Anforderungen.
