Ein internes Audit prüft, ob Ihr QM-System die Anforderungen der Norm und Ihre eigenen Vorgaben erfüllt und ob es wirksam umgesetzt ist. ISO 9001 verlangt interne Audits ausdrücklich (ISO/TC 176/SC 2). Gut gemacht, sind sie viel mehr als eine Pflichtübung: Sie zeigen Ihnen Schwachstellen, bevor es die Zertifizierungsstelle oder ein Kunde tut.
Im Stufe-1-Audit prüft die Zertifizierungsstelle, ob Sie für die Zertifizierung bereit sind (TÜV NORD CERT). Ohne abgeschlossene interne Audits sind Sie es kaum.
Was die Norm verlangt
In eigenen Worten zusammengefasst:
- Sie führen interne Audits in geplanten Abständen durch, um zu prüfen, ob das QM-System die Anforderungen erfüllt und wirksam ist.
- Sie planen ein Auditprogramm mit Häufigkeit, Methoden, Verantwortlichkeiten und Berichterstattung. Dabei berücksichtigen Sie die Bedeutung der Prozesse, Änderungen im Unternehmen und die Ergebnisse früherer Audits.
- Für jedes Audit legen Sie Kriterien und Umfang fest.
- Sie wählen Auditoren so aus, dass Objektivität und Unparteilichkeit gewahrt sind.
- Die Ergebnisse gehen an die zuständige Leitung; Korrekturen und Korrekturmaßnahmen folgen ohne unnötige Verzögerung.
- Auditprogramm und Ergebnisse halten Sie als Nachweis fest.
Einen ausführlichen Leitfaden für Audits gibt die Norm ISO 19011, aktuell in der vierten Ausgabe von 2026 (SFS). Sie ist keine Pflicht, aber eine gute Grundlage für Auditoren.
Das Auditprogramm
Das Auditprogramm legt fest, welche Prozesse wann und von wem auditiert werden. Ein einfaches Programm für ein Jahr reicht:
| Prozess | Q1 | Q2 | Q3 | Q4 | Auditor | Schwerpunkt |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Führung und Managementbewertung | x | extern | Ziele, Politik, Entscheidungen | |||
| Angebot und Auftrag | x | Meisterin Montage | Auftragsprüfung, Kundenanforderungen | |||
| Fertigung oder Dienstleistung | x | QM-Beauftragter | Vorgaben, Prüfungen, Nachweise | |||
| Einkauf und Lieferanten | x | Vertrieb | Lieferantenbewertung | |||
| Reklamationen und Verbesserung | x | Einkauf | Ursachenanalyse, Wirksamkeit | |||
| Personal und Schulung | x | Vertrieb | Kompetenz, Bewusstsein, Qualitätskultur | |||
| Prüfmittel und Infrastruktur | x | Einkauf | Kalibrierung, Wartung |
Prozesse mit vielen Fehlern, neuen Abläufen oder schlechten Kennzahlen kommen öfter dran, stabile seltener. Begründen Sie die Häufigkeit kurz; danach fragt die Zertifizierungsstelle gern.
Ablauf in acht Schritten
- Planen: Prozess, Termin, Auditor und Beteiligte festlegen, Auditplan mit Zeiten versenden.
- Vorbereiten: Prozessbeschreibung, Kennzahlen, letzte Auditberichte und Reklamationen lesen; Fragen notieren.
- Eröffnen: kurz Ziel, Umfang und Ablauf erklären.
- Befragen und beobachten: mit Verantwortlichen und Mitarbeitenden am Arbeitsplatz sprechen, Abläufe zeigen lassen.
- Stichproben prüfen: Aufzeichnungen ansehen, etwa einen konkreten Auftrag, eine Reklamation, einen Schulungsnachweis.
- Bewerten: Feststellungen formulieren: Abweichung, Verbesserungspotenzial oder positive Feststellung.
- Abschließen: Ergebnisse im Abschlussgespräch vorstellen und Maßnahmen vereinbaren.
- Berichten und nachverfolgen: Bericht schreiben, Maßnahmen in die Maßnahmenliste, Wirksamkeit später prüfen.
Wer auditieren darf
Wichtig ist, dass niemand seine eigene Arbeit prüft. In mittleren Betrieben auditieren geschulte Mitarbeitende aus anderen Bereichen, wie im Programm oben. In sehr kleinen Betrieben geht das kaum; dann übernimmt ein externer Auditor das interne Audit, oft für einen halben oder ganzen Tag im Jahr.
Auditoren brauchen Wissen über die Norm, die Audittechnik und den Betrieb. Schulungen zum internen Auditor bieten viele Akademien und Kammern an; mehr dazu unter Weiterbildung Qualitätsmanagement.
Checkliste: Fragen zu allen Kapiteln
Die Fragen sind ein Startpunkt. Passen Sie sie an Ihre Prozesse an und fragen Sie immer nach Belegen.
| Kapitel | Frage | Beleg |
|---|---|---|
| 4 Kontext | Sind interne und externe Themen und interessierte Parteien aktuell erfasst, einschließlich Klimawandel? | Kontextanalyse mit Datum |
| 4 Prozesse | Passt die Prozesslandkarte zum tatsächlichen Betrieb? | Prozesslandkarte, Begehung |
| 5 Führung | Wie fördert die Leitung Qualitätskultur und ethisches Verhalten? | Beispiele, Protokolle |
| 5 Politik | Passt die Qualitätspolitik zu Kontext und Strategie, und kennen Mitarbeitende sie? | Politik, Gespräche |
| 6 Risiken und Chancen | Sind Maßnahmen zu Risiken und zu Chancen geplant und auf Wirksamkeit geprüft? | Risiko- und Chancenliste |
| 6 Ziele | Sind die Qualitätsziele messbar, mit Termin und Verantwortlichen? | Zielübersicht |
| 6 Änderungen | Wurden geplante Änderungen mit Wirksamkeit, Kommunikation und Ergebnisprüfung geplant? | Änderungsformular |
| 7 Kompetenz | Wie wird der Schulungsbedarf ermittelt, und sind Nachweise vorhanden? | Qualifikationsmatrix |
| 7 Bewusstsein | Wissen Mitarbeitende, was Qualitätskultur und ethisches Verhalten für ihre Arbeit bedeuten? | Gespräche |
| 7 Prüfmittel | Sind qualitätsrelevante Messmittel geprüft oder kalibriert? | Kalibrierliste |
| 7 Dokumente | Ist die aktuelle Fassung jeder Vorgabe am Arbeitsplatz verfügbar? | Stichprobe |
| 8 Auftrag | Werden Kundenanforderungen vor der Zusage geprüft? | Auftrag mit Prüfvermerk |
| 8 Lieferanten | Werden Lieferanten nach Kriterien ausgewählt und neu bewertet? | Lieferantenbewertung |
| 8 Freigabe | Werden Produkte oder Leistungen vor der Übergabe geprüft und freigegeben? | Prüfprotokolle |
| 8 Fehlerhaftes | Wie wird mit fehlerhaften Produkten umgegangen? | Sperrvermerke, Liste |
| 9 Kennzahlen | Werden Kennzahlen ausgewertet und besprochen? | Auswertungen |
| 9 Kundenzufriedenheit | Wie wird die Zufriedenheit der Kunden ermittelt? | Befragung, Reklamationen |
| 9 Managementbewertung | Enthält sie alle Pflichtthemen, auch Veränderungen bei interessierten Parteien? | Protokoll |
| 10 Abweichungen | Werden Ursachen analysiert und Maßnahmen auf Wirksamkeit geprüft? | Maßnahmenliste |
Weitere Arbeitshilfen finden Sie unter Vorlagen und Checklisten.
Feststellungen gut formulieren
Eine gute Feststellung nennt die Anforderung, was gesehen wurde und den Beleg:
| Schwach | Besser |
|---|---|
| „Lieferantenbewertung mangelhaft.“ | „Für zwei von fünf geprüften Lieferanten liegt keine Neubewertung 2026 vor (Stichprobe Einkauf, Lieferantenliste vom 12.03.). Die eigene Vorgabe verlangt eine jährliche Bewertung.“ |
| „Mitarbeiter kennen QM nicht.“ | „Zwei von drei befragten Mitarbeitenden in der Montage kannten die aktuelle Arbeitsanweisung zur Endprüfung nicht; am Arbeitsplatz hing Version 2 statt Version 3.“ |
So kann der Prozessverantwortliche gezielt handeln, und niemand fühlt sich pauschal angegriffen.
Vorlage: Auditbericht
| Feld | Inhalt |
|---|---|
| Prozess und Umfang | |
| Datum, Auditor, Beteiligte | |
| Grundlage | ISO 9001:2026, eigene Vorgaben |
| Positive Feststellungen | |
| Abweichungen | Anforderung, Feststellung, Beleg |
| Verbesserungspotenziale | |
| Vereinbarte Maßnahmen | Maßnahme, Verantwortlich, Termin |
| Gesamteinschätzung |
Die Ergebnisse fließen in die Managementbewertung ein.
Häufige Fehler
- Nur Dokumente prüfen: Ein Audit am Schreibtisch zeigt nicht, ob der Ablauf gelebt wird.
- Eigene Arbeit auditieren: Das verletzt die Unparteilichkeit und fällt im externen Audit auf.
- Keine Abweichungen finden wollen: Ein internes Audit ohne Feststellungen ist selten glaubwürdig.
- Maßnahmen versanden: Ohne Nachverfolgung bleibt das Audit folgenlos.
- Alles kurz vor dem Zertifizierungsaudit: Verteilen Sie die Audits übers Jahr.
Wie die externen Audits ablaufen, steht unter ISO-9001-Audit.
