Der Qualitätsmanagementbeauftragte, kurz QMB, koordiniert das QM-System eines Unternehmens. Er pflegt Dokumente, organisiert Audits, verfolgt Maßnahmen und berät die Leitung. Seit der Fassung 2015 verlangt ISO 9001 keinen QMB mehr ausdrücklich. Verantwortung und Befugnisse für das QM-System müssen aber zugewiesen sein, und die Leitung kann ihre eigene Verantwortung nicht delegieren (MPA NRW).
Die meisten zertifizierten Betriebe haben trotzdem eine Person in dieser Rolle, weil jemand den Überblick behalten muss. Der Titel ist frei: QMB, QM-Beauftragte, Qualitätsbeauftragter oder Qualitätsmanager.
Was die Norm verlangt und was nicht
| ISO 9001 verlangt | ISO 9001 verlangt nicht |
|---|---|
| dass die Leitung Verantwortung für das QM-System übernimmt | einen „Beauftragten der obersten Leitung“ wie in der Fassung 2008 |
| dass Rollen, Verantwortung und Befugnisse zugewiesen und bekannt sind | eine bestimmte Person oder Stellenbezeichnung |
| dass jemand über die Leistung des Systems an die Leitung berichtet | eine bestimmte Ausbildung |
| dass die Integrität des Systems bei Änderungen erhalten bleibt | eine Vollzeitstelle |
Die Rollen dürfen auch auf mehrere Personen verteilt sein: Die Bürokraft pflegt Dokumente, ein Meister organisiert Audits, die Geschäftsführung leitet die Managementbewertung. Entscheidend ist, dass jeder seine Rolle kennt und sie im Audit erklären kann.
Die Aufgaben eines QMB
| Bereich | Aufgaben |
|---|---|
| System pflegen | Prozesslandkarte, Prozessbeschreibungen und Vorgaben aktuell halten, Dokumente lenken |
| Audits | Auditprogramm planen, interne Audits durchführen oder organisieren, externe Audits vorbereiten und begleiten |
| Maßnahmen | Abweichungen, Reklamationen und Verbesserungen erfassen und nachverfolgen |
| Kennzahlen | Kennzahlen sammeln, auswerten, Trends erkennen |
| Leitung | Managementbewertung vorbereiten, über die Leistung des Systems berichten, beraten |
| Mitarbeitende | schulen, informieren, Ansprechpartner bei Fragen sein |
| Extern | Ansprechpartner für Zertifizierungsstelle und Kundenaudits |
Was der QMB nicht ist: der einzige, der für Qualität verantwortlich ist. Prozessverantwortliche steuern ihre Prozesse selbst; der QMB koordiniert und unterstützt.
Neue Akzente durch ISO 9001:2026
Die Fassung 2026 verlangt, dass die Leitung Qualitätskultur und ethisches Verhalten fördert und dass Mitarbeitende wissen, was beides für ihre Arbeit bedeutet (Global ACI-TECH-3-TR). Für den QMB heißt das:
- Schulungen und Einweisungen um Qualitätskultur ergänzen
- die Managementbewertung um das neue Pflichtthema Veränderungen bei interessierten Parteien erweitern
- Risiken und Chancen in getrennten Listen führen
- bei geplanten Änderungen Wirksamkeit, Kommunikation und Ergebnisprüfung festlegen
Den Stand des eigenen Systems prüft der Umstellungs-Check.
Welche Qualifikation ein QMB braucht
Vorgeschrieben ist keine Ausbildung. In der Praxis brauchen QMB vier Dinge:
- Normwissen: die Anforderungen von ISO 9001 und ihre Umsetzung
- Methodenwissen: Prozessbeschreibung, Ursachenanalyse, Kennzahlen, Auditieren
- Betriebswissen: wie das eigene Unternehmen arbeitet, Produkte, Kunden, Abläufe
- Kommunikation: überzeugen statt kontrollieren, Leitung und Mitarbeitende mitnehmen
Üblich ist eine Weiterbildung zum Qualitätsmanagementbeauftragten. Angebote gibt es von Fachgesellschaften, Prüfinstituten und Kammern, mit Preisen von einigen hundert Euro für Online-Kurse bis zu rund 4.000 Euro für Lehrgänge mit Personenzertifikat. Einen Vergleich mit Quellen bietet der Artikel QMB-Ausbildung.
Intern, extern oder die Geschäftsführung selbst?
| Lösung | Vorteile | Nachteile |
|---|---|---|
| interner QMB | kennt den Betrieb, ist täglich da | braucht Zeit neben dem Tagesgeschäft und Weiterbildung |
| Geschäftsführung selbst | kurze Wege, Entscheidungen sofort | wenig Zeit, interne Audits der eigenen Arbeit muss jemand anderes machen |
| externer QMB | Erfahrung aus vielen Betrieben, keine Einarbeitung in die Norm | kostet Honorar, ist selten vor Ort, Wissen bleibt außen |
Für kleine Betriebe ist eine Mischung oft am besten: Eine Person im Haus pflegt das System im Alltag, ein externer Auditor übernimmt die internen Audits.
Wie viel Zeit die Rolle braucht
Das hängt von Größe, Branche und Reife des Systems ab. Im ersten Jahr, während des Aufbaus, ist der Aufwand deutlich höher als später im laufenden Betrieb. Wichtig ist, dass die Zeit fest eingeplant ist: Ein QMB, der die Aufgabe nebenbei erledigen soll, wird sie vor jedem Audit hektisch nachholen. Halten Sie die vereinbarte Zeit in der Stellenbeschreibung fest.
Ein Arbeitsjahr als QMB
| Zeitraum | Typische Aufgaben |
|---|---|
| Jahresbeginn | Qualitätsziele mit der Leitung abstimmen, Auditprogramm und Schulungsplan aufstellen |
| Frühjahr | erste interne Audits, Lieferanten neu bewerten, Kennzahlen des Vorjahres auswerten |
| Sommer | weitere interne Audits, Risiken und Chancen prüfen, Schulungen durchführen |
| Herbst | Daten für die Managementbewertung sammeln, offene Maßnahmen nachfassen |
| Jahresende | Managementbewertung mit der Leitung, externes Audit vorbereiten und begleiten |
| laufend | Reklamationen und Abweichungen verfolgen, Dokumente aktualisieren, Fragen beantworten |
Den Termin des externen Audits legen Sie mit der Zertifizierungsstelle fest; die übrigen Aufgaben verteilen Sie so, dass keine Spitze entsteht.
Was die Auditorin den QMB fragt
- Wie haben Sie das Auditprogramm festgelegt, und warum werden manche Prozesse öfter auditiert?
- Welche Maßnahmen sind offen, seit wann, und was tun Sie, damit sie erledigt werden?
- Wie erfahren Sie von Reklamationen und Fehlern im Betrieb?
- Wie berichten Sie der Leitung über die Leistung des QM-Systems?
Ein QMB, der diese Fragen mit Beispielen beantworten kann, zeigt ein lebendiges System.
Muster-Stellenbeschreibung
Ein frei formuliertes Muster zum Anpassen:
| Feld | Inhalt |
|---|---|
| Stelle | Qualitätsmanagementbeauftragte/r |
| Berichtet an | Geschäftsführung |
| Zeitanteil | vereinbarter Anteil der Arbeitszeit |
| Ziel der Stelle | das QM-System nach ISO 9001:2026 koordinieren, aufrechterhalten und verbessern |
| Aufgaben | Dokumente lenken; Auditprogramm planen und interne Audits durchführen oder organisieren; Maßnahmen verfolgen; Kennzahlen auswerten; Managementbewertung vorbereiten; Mitarbeitende schulen; externe Audits vorbereiten und begleiten |
| Befugnisse | Zugang zu allen Bereichen für Audits; Vorgaben im QM-System zur Freigabe vorlegen; Maßnahmen bei Abweichungen anstoßen; direkter Zugang zur Geschäftsführung |
| Anforderungen | Weiterbildung zum QMB oder vergleichbar; Kenntnis der betrieblichen Abläufe; Kommunikationsstärke |
| Vertretung | benannte Person |
Die Befugnisse sind wichtig: Ein QMB, der Abweichungen nicht ansprechen darf, kann seine Aufgabe nicht erfüllen.
QMB, Qualitätsmanager, Qualitätssicherung, Auditor
| Rolle | Schwerpunkt |
|---|---|
| QMB | koordiniert das QM-System, oft neben anderen Aufgaben |
| Qualitätsmanager | leitet das Qualitätswesen, meist in größeren Unternehmen, oft mit Personalverantwortung |
| Qualitätssicherung oder Qualitätsprüfung | prüft Produkte und Prozesse, etwa Wareneingang und Endprüfung |
| interner Auditor | prüft das QM-System in Audits, unabhängig vom eigenen Bereich |
| Zertifizierungsauditor | prüft im Auftrag einer Zertifizierungsstelle; mehr dazu unter Auditor werden |
Häufige Fehler
- Der QMB als Alleinverantwortlicher: Dann bleibt das System Papier, und die Leitung zieht sich zurück.
- Keine Zeit eingeplant: Die Rolle wird nebenbei erledigt und kurz vor Audits nachgeholt.
- Keine Befugnisse: Ein QMB, der nichts anstoßen darf, wird nicht ernst genommen.
- Keine Vertretung: Fällt die Person aus, weiß niemand, wo was liegt.
- Nie weitergebildet: Mit der Fassung 2026 haben sich Anforderungen geändert; eine kurze Umstellungsschulung lohnt sich.
Wie das ganze System aufgebaut wird, steht unter QM-System aufbauen. Wie ein internes Audit abläuft, zeigt der Artikel Internes Audit.
