Ein Audit prüft, ob Ihr QM-System die Anforderungen der Norm erfüllt und im Alltag wirkt. Bei ISO 9001 gibt es drei Gruppen: interne Audits, die Sie selbst durchführen, Audits durch Kunden und Audits durch Ihre Zertifizierungsstelle. Dieser Artikel behandelt vor allem die Audits der Zertifizierungsstelle: welche es gibt, wie lange sie dauern, wie ein Audittag abläuft und wie Sie sich vorbereiten. Zum internen Audit gibt es einen eigenen Artikel mit Checkliste: Internes Audit.
Die Audits im Zertifizierungszyklus
| Audit | Wann | Was geprüft wird |
|---|---|---|
| Stufe 1 | vor der Erstzertifizierung | Bereitschaft: Geltungsbereich, Dokumentation, internes Audit, Managementbewertung, Planung von Stufe 2 |
| Stufe 2 | nach Stufe 1, sobald die Bereitschaft feststeht | Wirksamkeit des Systems vor Ort |
| Überwachungsaudit | jährlich, das erste spätestens 12 Monate nach der Zertifizierungsentscheidung | Auswahl von Anforderungen und Prozessen, Umgang mit früheren Abweichungen |
| Rezertifizierung | vor Ablauf des Zertifikats nach drei Jahren | das ganze System, Methodik wie Stufe 2 |
| Sonderaudit | bei Bedarf | etwa nach größeren Änderungen, Beschwerden oder für die Umstellung auf eine neue Fassung |
Quellen: TÜV NORD CERT, Beschreibung des Zertifizierungsverfahrens; Gültigkeit drei Jahre nach DQS.
Wie der Weg bis zur Erstzertifizierung aussieht, steht im Artikel ISO-9001-Zertifizierung.
Wie lange die Audits dauern
Die Dauer ist nicht Verhandlungssache. Jede akkreditierte Zertifizierungsstelle bestimmt sie nach dem verbindlichen Dokument IAF MD 5:2023:
- Erstzertifizierung (Stufe 1 und 2 zusammen) nach der Zahl der Personen im Geltungsbereich, zum Beispiel 1,5 Tage bei 1 bis 5 Personen, 3 Tage bei 16 bis 25 und 5 Tage bei 46 bis 65 Personen (Tabelle QMS 1).
- Überwachung pro Jahr etwa ein Drittel davon, kaum unter einem Tag (Ziff. 5).
- Rezertifizierung etwa zwei Drittel einer Erstzertifizierung zu diesem Zeitpunkt, kaum unter einem Tag (Ziff. 6).
- Ein Audittag hat normalerweise 8 Stunden (Ziff. 1.8). Kürzen darf die Stelle um höchstens 30 Prozent (Ziff. 3.9).
Ihre Tage und die Kosten berechnet der Kostenrechner.
So läuft ein Audittag ab
Der Ablauf ist bei fast allen Zertifizierungsstellen gleich:
- Eröffnungsgespräch: Vorstellung, Ziel und Geltungsbereich des Audits, Ablaufplan, Ansprechpartner. Dauert meist kurz.
- Gespräche und Begehung: Die Auditorin geht die Prozesse nach dem Auditplan durch, spricht mit den Verantwortlichen und mit Mitarbeitenden am Arbeitsplatz und lässt sich Abläufe zeigen.
- Stichproben: Sie prüft Aufzeichnungen, zum Beispiel einen Auftrag von der Anfrage bis zur Rechnung, eine Reklamation, eine Lieferantenbewertung, einen Schulungsnachweis.
- Auswertung: Die Auditorin bewertet ihre Feststellungen und formuliert Abweichungen, Hinweise und Stärken.
- Abschlussgespräch: Sie stellt die Ergebnisse vor, erklärt Abweichungen und die Fristen für Korrekturen.
Danach folgt der schriftliche Bericht. Über das Zertifikat entscheidet die Zertifizierungsstelle auf Grundlage dieses Berichts.
Abweichungen: was dann passiert
Findet die Auditorin eine Abweichung, beschreibt sie sie im Bericht: welche Anforderung, was sie gesehen hat. Sie korrigieren das Problem, suchen die Ursache und legen eine Maßnahme fest, die eine Wiederholung verhindert. Werkzeuge dafür sind etwa der 8D-Report oder das Ishikawa-Diagramm.
Bei der Erstzertifizierung wird das Zertifikat erst erteilt, wenn alle Abweichungen behoben sind (TÜV NORD CERT). Bei Überwachungsaudits setzt die Stelle eine Frist; im nächsten Audit prüft sie, ob die Maßnahme gewirkt hat.
Nicht jede Feststellung ist eine Abweichung. Hinweise und Verbesserungspotenziale müssen Sie nicht umsetzen, es lohnt sich aber, sie in der Managementbewertung zu besprechen.
Zertifizierungsstellen unterscheiden die Feststellungen meist so:
| Feststellung | Bedeutung | Was Sie tun |
|---|---|---|
| schwere Abweichung | eine Anforderung ist nicht erfüllt, das System wirkt an dieser Stelle nicht | korrigieren, Ursache beseitigen, Wirksamkeit belegen; die Stelle prüft das, oft vor Ort oder anhand von Nachweisen |
| leichte Abweichung | eine Anforderung ist teilweise nicht erfüllt, ein Einzelfall | Korrektur und Maßnahmenplan einreichen; Prüfung meist im nächsten Audit |
| Hinweis oder Verbesserungspotenzial | keine Abweichung, aber ein Ansatz zum Besserwerden | freiwillig; sinnvoll in der Managementbewertung besprechen |
| Stärke | etwas funktioniert besonders gut | beibehalten, intern bekannt machen |
Die genauen Begriffe und Fristen legt jede Stelle in ihrer Verfahrensbeschreibung fest. Fragen Sie vor dem ersten Audit danach.
Was die Auditorin typischerweise fragt
- Leitung: Wie passen Qualitätspolitik und Ziele zur Strategie? Was hat die letzte Managementbewertung entschieden?
- Vertrieb: Wie prüfen Sie Aufträge, bevor Sie zusagen? Zeigen Sie mir einen aktuellen Auftrag.
- Fertigung oder Dienstleistung: Woher wissen Sie, wie gearbeitet wird? Wo steht die aktuelle Vorgabe?
- Einkauf: Wie bewerten Sie Lieferanten? Was haben Sie mit dem schlechtesten gemacht?
- Personal: Wie stellen Sie fest, wer welche Schulung braucht? Zeigen Sie mir einen Nachweis.
- QM: Wie lief das letzte interne Audit? Welche Maßnahmen sind offen, und warum?
Die Fragen zielen fast immer auf Belege aus dem Alltag, nicht auf auswendig gelernte Normkapitel. Mehr Beispiele stehen bei den einzelnen Themen, etwa unter Managementbewertung oder Lieferantenbewertung.
Kurzfristige und unangekündigte Audits
Neben den geplanten Audits kann die Zertifizierungsstelle kurzfristig angekündigte oder unangekündigte Audits ansetzen, etwa um Beschwerden oder schwere Vorfälle zu untersuchen, nach wesentlichen Änderungen im Unternehmen oder bei ausgesetzten Zertifikaten (TÜV NORD CERT). Die Bedingungen legt die Stelle fest. Für die meisten kleinen Betriebe ist das selten; wichtig ist vor allem, wesentliche Änderungen rechtzeitig mitzuteilen.
Audits durch Kunden
Großkunden auditieren ihre Lieferanten oft selbst, sogenannte Lieferantenaudits. Sie ersetzen keine Zertifizierung, prüfen aber ähnlich: Abläufe, Nachweise, Umgang mit Fehlern, dazu kundenspezifische Anforderungen. Ein gut gepflegtes QM-System nach ISO 9001 macht auch diese Audits deutlich einfacher. Wie Sie umgekehrt Ihre eigenen Lieferanten bewerten, steht unter Lieferantenbewertung.
Audits aus der Ferne
Audits dürfen ganz oder teilweise aus der Ferne stattfinden, wenn die Zertifizierungsstelle nachweist, dass die Ziele des Audits erreicht werden. Die Regeln dafür stehen in IAF MD 4, heute bei der Global Accreditation Cooperation als TECH-3-003 geführt. Für das Umstellungsaudit auf ISO 9001:2026 ist das ausdrücklich erlaubt (Global ACI-TECH-3-TR). Für die Begehung von Werkstatt, Lager oder Baustelle kommt die Auditorin trotzdem meist vor Ort.
Das Umstellungsaudit auf ISO 9001:2026
Wer nach ISO 9001:2015 zertifiziert ist, braucht bis 30. September 2029 ein Umstellungsaudit. Es kann mit einem Überwachungsaudit, mit der Rezertifizierung oder als Sonderaudit stattfinden und prüft mindestens die geänderten Anforderungen, Änderungen im Kontext und weiteren Änderungsbedarf. Mehr dazu im Artikel Umstellung auf ISO 9001:2026.
Checkliste für die Vorbereitung
| Wann | Was |
|---|---|
| 6–8 Wochen vorher | Termin und Auditplan mit der Stelle abstimmen, Ansprechpartner pro Prozess festlegen |
| 4 Wochen vorher | offene Abweichungen aus dem letzten Audit abschließen, Wirksamkeit belegen |
| 3 Wochen vorher | internes Audit und Managementbewertung abgeschlossen, Protokolle griffbereit |
| 2 Wochen vorher | Kennzahlen, Qualitätsziele und Lieferantenbewertungen aktualisiert |
| 1 Woche vorher | Dokumente auf aktuellem Stand, alte Fassungen aus dem Umlauf genommen |
| am Audittag | Raum, Zugang zu Dokumenten und IT, Mitarbeitende informiert, kein Schönfärben |
Der letzte Punkt ist ernst gemeint. Auditorinnen erkennen schnell, ob ein Ablauf gelebt wird. Eine ehrlich benannte Lücke mit einem Plan dagegen wiegt weniger als ein Dokument, das niemand kennt.
